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高效能行政文秘/助理工作坊

專業級行政文秘課程 2天

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你所報名的課班已滿/課班報名日期已截止/你所填寫的人數超過了課班可報名數

課程背景
數百年來,各行各業都有文秘工作,它是一項常青的、不可或缺的職業,也是當今很多年輕人向往的職業。文秘是領導的得力助手,接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設計、公關關系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組織工作效率的重要條件,文秘的形象更是代表著單位的整體形象。
但做一個專業的、出色的秘書卻不是一件容易的事,需要通過職業化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業文秘工作面設計,通過兩天系統化的梳理和強化,相信會給您最專業的職業指導。

 

學習收益
了解專業秘書/助理的職責與角色,工作范圍與未來展望
學習提升工作效率的技巧,包含檔案管理、時間管理、會議管理,以及上司的行程管理
學習職場中的人際關系處理與溝通協調技巧,成為上司的得力助手
學習專業秘書/助理的禮儀與應對技巧,塑造專業的形象

 

學習對象
1~3年工作經驗的初級秘書助理,及有志從事文秘工作的人士

 

課程大綱
一、專業秘書/助理的角色認知

1. 專業秘書/助理的定義與職業價值

1)行政人員的角色扮演:管家、助手、人際

2)企業需要什么樣的行政人員

2. 認清秘書/助理的十四項職責

3. 專業秘書/助理必備的技能與素質

4. 準確自我定位

1)初級:事務性文員

2)中級:事務性文員+協助管理

3)高級:獨立管理+事務處理

5. 專業秘書/助理的工作法則

1)擺正位置

2)積極主動

3)細心準確

4)嚴守機密

5)誠懇有禮

二、如何提升文秘工作效率

1. 從高效率的文檔管理技巧

1)文檔管理的方法、原則及流程

2)高效名片管理-大大提升老板業務能力

3)如何運用信息科技進行客戶關系管理

4)高效助理秘書必備之文書管理技巧

5)如何成為全方位信息整合工作者

2. 如何為上司與自己管理時間

1)80/20原理的應用

2)優先級的排定

3)避免秘書人員的時間管理陷阱

4)如何優化上司的時間安排

3. 會議管理技巧

1)會議(活動)的種類

2)會議的流程管理:會前準備;會中協助;會后管理

3)會議記錄訓練

4. 上司出差行程管理技巧

1)行前安排

2)為上司搜集資料

3)制定完備行程表

三、專業秘書/助理人際溝通技巧

1. 成功溝通的秘訣

1)溝通的定義

2)溝通的雙向性

3)保證溝通成功的三原則

2. 有效職場溝通技巧

1)人際風格的類型:DISC工具導入

2)如何與上司溝通

3)如何與同事溝通

4)如何與客戶溝通

3. 上司需要什么樣的秘書/助理:白骨精溝通高招

1)積極傾聽

2)同理心

3)正向引導法

4)贊美法

四、專業秘書/助理的形象塑造

1. 女性行政人員的著裝要求

1)職業裝的選擇

2)鞋、襪、包的搭配

3)巧用首飾、絲巾及其它配飾

2. 男性行政人員的著裝要求

1)公務西裝的選擇

2)穿西裝的十大誤區

3)襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配

3. 專業秘書/助理的場合著裝

1)正式嚴肅的會議場合

2)商務休閑的辦公場合

3)優雅從容的社交場合

4. 合宜的儀表修飾

1)化妝、修面、發型

5. 專業的儀態

1)站、坐、走、蹲、手勢、微笑

五、專業秘書/助理的禮儀與應對技巧

1. 商務用語禮儀

1)交談禮儀

2)接打電話禮儀與技巧

3)電子禮儀:電子郵件、手機、傳真等

2. 商務往來禮儀

1)專業的接待態度

2)招呼技巧

3)介紹時的原則

4)握手技巧

5)交換名片

6)行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀

7)不同的送客方式

8)拜訪的宜與不宜

9)饋贈禮儀

3. 商務餐飲禮儀

1)中式:請客吃飯的藝術;桌位;點菜;上菜順序;敬酒;餐桌禁忌;奉茶

2)西式:桌位;餐桌禁忌;餐具;上菜次序;酒水和咖啡;自助餐

六、結束語

1. 分享與回顧

2. 行動計劃

 

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